Flow chart là gì? Cách để xây dựng và sử dụng một sơ đồ Flow chart

Flow chart là gì? Công dụng và cách vẽ lưu đồ flowchart như thế nào? Tất cả những câu hỏi này sẽ được giải đáp trong bài viết.

Flow chart là gì?

Flow chart thực chất là một dạng biểu đồ được hay được sử dụng để trình bày những bước ở trong một quy trình nào đó. Biểu đồ hay lưu đồ Flow chart thường hay được sử dụng để hỗ trợ cho các hoạt động đào tạo, lập kế hoạch hay tạo tài liệu. Đây là một loại biểu đồ có thể rất hữu ích dành cho bạn đối với việc ra một quyết định nào đó. Loại lưu đồ này rất thường dùng các mũi tên để minh họa cho một bước dẫn tiếp theo trong một chu trình nào đó.

Flow chart còn có tên gọi khác là: sơ đồ quy trình.

Một số biến thể của flow chart: sơ đồ từ trên xuống, sơ đồ vĩ mô, sơ đồ chi tiết (còn được gọi là sơ đồ quy trình, bản đồ vi mô, sơ đồ dịch vụ hoặc sơ đồ biểu tượng), sơ đồ triển khai (còn được gọi là sơ đồ đa chức năng) hay sơ đồ nhiều cấp.

Lưu đồ là hình ảnh của các bước riêng biệt của một quy trình theo thứ tự tuần tự. Nó là một công cụ chung có thể được điều chỉnh cho nhiều mục đích khác nhau và có thể được sử dụng để mô tả các quy trình khác nhau, chẳng hạn như quy trình sản xuất, quy trình hành chính hoặc dịch vụ hoặc kế hoạch dự án. Đây là một công cụ phân tích quy trình chung và là một trong bảy công cụ chất lượng cơ bản .

Các yếu tố có thể được bao gồm trong sơ đồ là một chuỗi các hành động, vật liệu hoặc dịch vụ đi vào hoặc rời khỏi quy trình (đầu vào và đầu ra), các quyết định phải được đưa ra, những người tham gia, thời gian tham gia ở mỗi bước và thời gian đo lường quá trình .

Sử dụng Flow chart như thế nào?

Các trường hợp nên sử dụng flow chart là khi bạn muốn giải thích những bước ở trong một quy trình cho người khác một cách dễ hiểu nhất. Ví dụ như một ai đó cần đào tạo các bước để làm một công việc cụ thể nào đó. Ngoài ra biểu đồ này cũng rất hữu ích cho các bài thuyết trình hoặc báo cáo.

Một số trường hợp cụ thể nên áp dụng sơ đồ quy trình Flow chart là:

• Trường hợp sử dụng để phát triển sự hiểu biết về cách một quá trình được thực hiện
• Nghiên cứu một quá trình cải tiến
• Để truyền đạt cho người khác cách một quá trình được thực hiện
• Khi cần giao tiếp tốt hơn giữa những người có cùng quy trình
• Để ghi lại một quá trình
• Khi lập kế hoạch dự án

Cách để xây dựng một sơ đồ Flow chart cơ bản

Cần chuẩn bị một số dụng cụ: Ghi chú hoặc thẻ dính, một mảnh giấy lật hoặc giấy in báo lớn và bút đánh dấu.

• Xác định quá trình được sơ đồ hóa bằng cách hình dung trong đầu.
• Viết tiêu đề của quy trình này ở trên cùng của mặt giấy.
• Thảo luận với đồng đội của bạn để đưa ra quyết định về ranh giới giữa các quy trình của bạn. Một số điểm cần làm rõ như: Quá trình bắt đầu từ đâu hoặc khi nào? Nó kết thúc ở đâu hay khi nào? Thảo luận và quyết định mức độ chi tiết để có thể được đưa vào sơ đồ.
• Hình dung các hoạt động có thể diễn ra. Viết mỗi thứ trên một thẻ hoặc ghi chú dán.
• Sắp xếp các hoạt động theo trình tự thích hợp.
• Khi tất cả các hoạt động được mọi người đồng ý rằng trình tự là chính xác, hãy vẽ mũi tên để hiển thị luồng của quy trình.
• Xem xét sơ đồ với những người khác cùng tham gia vào quy trình (công nhân, giám sát viên, nhà cung cấp, khách hàng) để tham khảo ý kiến của họ có đồng ý rằng quy trình này có được diễn ra chính xác hay không.

Lưu ý khi vẽ Flow chart

• Bạn đừng lo lắng về việc vẽ sơ đồ có cần phải đúng cách hay không. Mục đích cuối cùng và cách vẽ đúng đắn nhất là cách giúp những người liên quan hiểu được quy trình của bạn đưa ra.
• Xác định và tham gia vào quy trình lưu đồ tất cả những người chủ chốt tham gia vào quy trình. Điều này bao gồm các nhà cung cấp, khách hàng và giám sát viên. Tham gia vào các phiên lưu đồ thực tế bằng cách phỏng vấn họ trước các phiên hoặc bằng cách cho họ thấy sơ đồ phát triển giữa các phiên làm việc và nhận phản hồi của họ.
• Không chỉ định một chuyên gia kỹ thuật để vẽ sơ đồ. Những người thực sự thực hiện quá trình chính là người tốt nhất để làm điều đó.

Ví dụ về Flow chart

• Sơ đồ quy trình khám bệnh theo yêu cầu tại bệnh viện da liễu Hà Nội
  

• Sơ đồ Flow chart chi tiết

Trong đó các biểu tượng thường hay được sử dụng trong Flow chart là:

Một bước trong quy trình. Chi tiết bước thực hiện được viết bên trong hộp. Thông thường, chỉ có một mũi tên đi ra khỏi hộp.

Hướng của dòng chảy từ một bước hoặc quyết định khác.

Quyết định dựa trên một câu hỏi. Câu hỏi được viết ở trong hình kim cương. Nhiều hơn một mũi tên đi ra khỏi viên kim cương, mỗi mũi tên chỉ ra hướng mà quá trình thực hiện cho một câu trả lời nhất định cho câu hỏi. (Thường thì câu trả lời là “có” và “không.”)

Trì hoãn hoặc chờ đợi

Liên kết đến một trang khác hoặc sơ đồ khác. Biểu tượng tương tự trên trang khác chỉ ra rằng dòng chảy tiếp tục ở đó.

Đầu vào hoặc đầu ra

Tài liệu

Biểu tượng thay thế cho điểm bắt đầu và điểm kết thúc

Hy vọng qua bài viết này các bạn đã hiểu về khái niệm Flow chart là gì? Cách vẽ sơ đồ quy trình, công dụng của nó và những trường hợp nào nên sử dụng Flow chart. Chúc các bạn áp dụng thành công lưu đồ flow chart vào trong công việc của mình.